Evernote lanserar färdiga mallar för att skapa GTD-struktur i applikationen. Om du är en Evernote användare kan du säkert finna dessa användbara eller inspiration till din egen setup.

Länk

I senaste avsnitten av Prestationspodden med Caroline Norbelie och Per Lundevall diskuterar Stefan GTD, produktivitet och stress. Avsnittet finns här eller där du lyssnar på poddar.

Året närmar sig sitt slut och många lämnar nu en intensiv period bakom sig. Vi stänger ned, parkerar, utvärderar, reflekterar och laddar om inför nya utmaningar.

Varför mår många som bäst precis innan en stundande ledighet? Är det för själva ledigheten i sig? Inte enbart. Mycket beror även på att de har blivit uppdaterade kring sin situation, bockat av allt som är färdigt, omförhandlat allt ofärdigt och blickat framåt så att de vet vad som väntar när de är tillbaka. Effekten av detta är minskad stress och en känsla av kontroll som gör att de kan fokusera fullt på att bara vara lediga.

Varför inte använda denna strategi oftare?

I dagens högst föränderliga vardag, tenderar våra system av att-göra-listor att snabbt bli inaktuella och högarna av mötesanteckningar, påminnelser och epost bara växer. När vi inte litar på att systemet visar oss aktuell information, i rätt tid och sammanhang, förlorar vi kontroll och därmed tillit till systemet.

Inom GTD-metodiken vill vi komma åt just detta problem genom det vi kallar Veckogenomgången. Det är en av de absolut viktigaste grundbultarna för att bibehålla fokus, kontroll och perspektiv i vardagen.

Kortfattat handlar det om att du avsätter 30 – 60 min i veckan där du bland annat:

• samlar ihop alla anteckningar, kvitton, lösa papper, etc. på ett ställe och bearbetar dem
• skriver ned och går igenom allt som du märker upptar tankeverksamheten
• går igenom alla dina nuvarande åtaganden och bockar av det som är klart
• går igenom dina kalendrar – är det något du missat? Vilka viktiga händelser närmar sig?
• reflekterar över de lite större åtagandena – bär allt i rätt riktning eller behöver du justera dina planer?

Att släppa taget om vardagsintensiteten en gång i veckan där du ser över hela ditt system är väl investerad tid som ger en enorm utväxling på produktiviteten.

Så, ta nu tillfället i akt och inled det nya året med några riktigt goda vanor där känslan av kontroll, lugn och perspektiv blir en del av din vardag!

GTD® eller Getting Things Done® är världens mest använda metod för personlig produktivitet. Upptäck vad GTD kan göra för ditt välbefinnande och professionella karriär.

Har du några problem i livet just nu? ”Vem har inte det?” tänker du kanske. Jo, det är nog sant. Vi alla har utmaningar oavsett ålder, yrke, familjesituation eller annat, men vi kan ha väldigt olika inställning till dem och det ska visa sig ha otrolig betydelse för hur och om vi löser dem!

Vi har hört många gånger att man ska ha en positiv inställning, att allt går lättare om man gör det med ett leende eller ännu värre ha en ”can-do-mentality”. Vem orkar vara glad när man bara har massa problem?

Men det ska visa sig lättare än man tror att lura vår egen hjärna, vi gör ett experiment! Föreställ dig att du har en kniv och en skärbräda framför dig. På skärbrädan liggen en stor solmogen citron. Du tar kniven och delar citronen i stora klyftor och saften rinner ut på skärbrädan. Nu tar du upp den största klyftan och tar ett stort bett rakt in i det saftiga fruktköttet!

Hände det något? De allra flesta känner att det drar i käkarna när man föreställer sig den sura smaken. Så visst kan en tanke påverka oss rent fysiskt och hur vi mår psykiskt.

Låt oss försöka göra påverka vår hjärna även när det gäller våra problem. Istället för att kalla dem problem ska vi försöka tänka på dem som projekt. Dvs något som man genom lite planering och arbete kan lösa.

I GTD® metodiken definierar vi projekt som ett önskat framtida utfall som kräver mer än en aktivitet för att uppnå. Själva tricket för att lyckas uppnå den önskade utfallet är att hela tiden ta reda på vad som är nästa aktivitet att utföra för att komma närmare målet.

Nu går vi över till en liten övning. Skriv en lista med alla problem du har. Omformulera dem sedan till önskade utfall dvs det du skulle vilja var sant istället. Här följer några exempel:

• Problem: Ont i ryggen som inte går över
• Projekt: Ha en stark frisk rygg som inte hindrar mig i det jag vill göra

• Problem: Saknar gemensam hobby med min pojkvän
• Projekt: Ha en gemensam hobby men min pojkvän som gör att vi spenderar mer tid tillsammans

• Problem: Har ett jobb jag inte gillar
• Projekt: Ha ett utvecklande och utmanande jobb med kollegor jag trivs med

• Problem: Spendera för lite tid med barnen
• Projekt: Mina barn att känner att jag är närvarande och spenderar tillräckligt med tid med dem

Tänk sedan efter vad nästa aktivitet skulle kunna vara för att ta dig närmare ditt önskade utfall. Se till att bryta ner det så långt det går och vara så konkret att du kan se dig själv utföra aktiviteten.

”Fixa mina ryggproblem” är alltså inte en bra nästa aktivitet men kanske ”googla efter läkare med ryggexpertis i min stad” eller ”åka till sängbutik och prova ut en ny anpassad säng” skulle kunna vara bra nästa aktiviteter. Repetera för alla projekt du satt upp.

Genom att formulera vad du vill uppnå istället för problem du har fokuserar dig på målbilden. Konkreta och tydliga aktiviteter är lätta att utföra när du väl tänkt efter vad som är nästa steg. På detta sätt sätter du dig i förarsätet på vägen mot lösningen!

GTD® eller Getting Things Done® är världens mest använda metod för personlig produktivitet. Upptäck vad GTD kan göra för ditt välbefinnande och professionella karriär.

Nu kan vi äntligen erbjuda GTD-kursen Projekt & Prioriteringar. Detta är fortsättningskursen efter GTD Fundamentet, där vi går djupare in i metodiken för att skapa mer tydlighet kring våra prioriteringar.

I Projekt & Prioriteringar så höjer vi perspektivet något där vi utforskar Fokusnivå 1 och 2 mer i detalj. (Projekt och Ansvarsområden) Vi ser först och främst till att deltagarnas projektlista är komplett, aktuell och att den blir en aktiv komponent i deltagarnas GTD-system. Vi försöker också fånga projekt av mer subtil karaktär, där Ansvarsområdena blir en viktig del i att locka fram projekten.

Vi lägger även ett stort fokus på den Naturliga Planeringsmodellen. Här arbetar deltagarna med egna projekt enligt en process som är enormt kraftfull och som främjar både kontroll och riktning i alla situationer, för alla möjligheter och problem.

Sist men inte minst så lyfter vi deltagarnas system till nästa nivå, där vi tittar på systemet som helhet och gör nödvändiga anpassningar och justeringar som tar deltagarna mot nästa fas i sin GTD-tillämpning.

Anmälan till öppet kurstillfälle

Centigos certifierade kursledare Stefan Graff-Lonnevig gästar podden the Flawd. Detta är en miniserie där Stefan och Peter diskuterar allt från vikten av nästa aktivitet, vad man parkerar i kalendern, Projektlistor, Veckogenomgången och hur man får koll på sina Fokusnivåer.

The FLAD podcast

Centigos certifierade kursledare, Stefan Graff-Lonnevig och Kristofer Öhman, deltar i en serie nya podcast-avsnitt på produktivitetsbloggen.

#123: Varför är det så svårt att starta projekt i GTD?

#121: Den naturliga planeringsmodellen

#117: GTD och kopplingen mellan projekt och åtgärder

#116: GTD och sammanhang

På väldigt många så kallade ”att-göra-listor” jag ser så finns det få saker att faktiskt göra. Istället är det en salig blandning av ofullständigt tänkande, saker man väntar på, beslut som måste fattas och allmänna ångestpuckar på listorna.

Inte sällan ser man punkter som ”Mamma”, ”budgeten”, ”garaget”, ”Johan” osv på folks listor, men vad är det egentligen som ska göras?

Inom GTD understryker vi vikten av att du är tydlig med och skriver ner vad det faktiskt är du ska göra.

Vi har därför bytt ut det slitna namnet ”att-göra-listor” mot ”Aktivitetslistor”.  Syftet är att tydliggöra att detta faktiskt är något annat. På Aktivitetslistor ska det bara finnas tydligt beskrivna aktiviteter som du kan se dig själv utföra. Varför är detta så viktigt? Det finns flera skäl till detta.

1. Minskad prokastinering

När man tittar på en lista och ser en punkt som ”budget” måste hjärnan börja med reda ut vad det var du tänkte när du skrev ner punkten och sedan fatta ett beslut om vad som faktiskt ska göras. Detta kan lätt bli till ett lite för stort motstånd som leder till prokastinering (uppskjutarbeteende). Om det istället står ”Uppdatera marknadsbudget och skicka för beslut” är de tydligt vad som ska göras och när du är färdig.

2. Förstå vad du menar

Du har säkert varit med om att titta på en lista som du själv skrivit men inte kunnat komma ihåg vad det var du menade när du skrev punkten. Bara ett par extra ord kan spara dig mycket tid senare och säkerställa att du faktiskt har en utförbar aktivitet på din lista.

3. Veta i vilket sammanhang aktiviteten kan utföras

Om du inte kommit fram till vad som faktiskt ska göras kan du heller inte veta i vilket sammanhang du kan utföra det. I GTD-metodiken rekommenderar vi att man har olika Aktivitetslistor för de olika sammanhang där du ska utföra aktiviteterna. På detta sätt slipper du se en massa saker som du ändå inte kan göra något åt i det sammanhang du befinner dig just nu.

Fatta alltid ett beslut om vad som faktiskt ska göras. Var tydlig när du skriver ner aktiviteten så att du förstår vad det är du ska göra. Dela in dina Aktivitetslistor efter det sammanhang där det kan utföras t.ex.

• Vid Datorn
• På kontoret
• Hemma
• Ärenden
• Telefonsamtal

GTD® eller Getting Things Done® är världens mest använda metod för personlig produktivitet. Upptäck vad GTD kan göra för ditt välbefinnande och professionella karriär.

Centigos certifierade GTD-kursledare Stefan Graff-Lonnevig deltar i Alexander Pärleros podcast ”Framgångspodden”. Alexander har tidigare gått Centigos heldagskurs och vill dela med sig av det han lärt sig till alla sina lyssnare.

Lyssna på avsnittet